Contoh Kop Surat ini sangat berguna dalam pembuatan surat resmi yang kamu buat. Tanpa kop, sebuah surat bisa dikatakan kurang sopan. Dalam sebuah instansi, mengirim surat tanpa kop bisa saja surat tersebut ditolak.
Agar surat menjadi terkesan profesional, maka wajib bagi penulis surat menerapkan kop surat dalam surat resmi tersebut.
Sebenarnya, apa sih peran kop surat tersebut, apakah sepenting itu? Lalu, bagaimana cara membuat kop surat yang baik dan benar?
Berikut penulis sebutkan peran penting kop surat yang dilengkapi dengan contoh kop surat yang baik dan benar sesuai kebutuhan.
Lihat juga : 10 Contoh Daftar Riwayat Hidup Tulis Tangan dan Via Email
Pengertian Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan format baku yang difungsikan sebagai penanda otentik (khas) surat dari sebuah instansi perusahaan, umumnya kop surat diletakkan di bagian atas surat, tepatnya sebelum badan surat.
Fungsi utama kop surat yaitu sebagai petunjuk identitas pengirim. Adapun fungsi lain adalah meningkatkan formalitas dan derajat kepentingan surat yang dikirim.
Jenis-Jenis Kop Surat
Kop surat terdiri dari dua jenis yaitu kop surat resmi dan tidak resmi. Kop resmi umumnya terletak di bagian atas tengah yang dilengkapi dengan identitas dan logo instansi pengirim.
Sedang kop surat tidak resmi biasanya dikirim lewat perorangan. Pengirim kop surat tidak resmi tidak perlu mencantumkan logo.
Cukup dengan mencantumkan nama pribadi dan identitas singkat. Tata letaknya pun tidak terlalu rapat, bisa ditengah dan bisa juga ditepi surat.
Secara keseluruhan, surat yang dikirimmkan oleh instansi akan diatasnamakan langsung kepada instansi yang bersangkutan.
Hal ini berakibat pada kop surat yang juga menggunakan identitas instansi. Berbeda hal dengan surat pribadi.
Kop surat ditulis menggunakan identitas pengirim secara personal. Surat seperti ini seringkali digunakan untuk surat rekomendasi atau surat permohonan kepada perorangan.
Apapun jenis surat yang dibuat, kop surat yang baik dan benar harus mengandung beberapa komponen utama diantaranya;
- Nama perusahaan, instansi, atau perorangan
- Logo perusahaan (jika ada)
- Alamat offline (online) perusahaan
Semua komponen tersebut wajib ada dan ditulis dengan sebaik-baiknya dan selengkap-lengkapnya. Berikut ini contoh kop surat yang lengkap berdasarkan komponen utamanya. Yuk simak!
Contoh Kop Surat Perusahaan Jasa Kirim (Ekspedisi Antar Jemput)
Seperti yang kita alami saat ini, terdapat banyak sekali perusahaan jasa pengiriman yang tersebar di beberapa daerah di Indonesia.
Ada banyak macam jenis pengiriman yang dilakukan diantaranya, pengiriman udara, pengiriman laut ataupun pengiriman darat.
Berikut ini penulis berikan contoh kop surat dari perusahaan jasa kirim yang benar.
PT. Jasa Pengiriman Barang
Jl. Nusantara 1 Gg. Wijaya no. 299 bekasi 13450
Telp. (021) 1291283, Fax. 021-1829281
Website: www.jspnusantara.com
Contoh Kop Surat Perusahaan Tekstil
Maraknya perkembangan perusahaan tekstil di Indonesia. Pada pembuatan surat dinas, pasti perusahaan tekstil pun menggunakan kop surat.
Nah, kamu bisa menemukan komponen utama perusahaan tekstil tersebut seperti nama perusahaan, nomor telp, alamat dan nama website.
Meskipun beberapa perusahaan tekstil belum menggunakan website resmi. Seperti apa contoh kop surat perusahaan tekstil tersebut? Agar lebih jelasnya yuk simak!
PT. Changsin Indonesia
Jl. Klari No. 10 B. Karawang Timur 41311
Telp. 0267 189291 Fax. 022-27293
Website: www.ptchangshinindonesia.com
Email: [email protected]
Contoh Kop Surat Sekolah yang Baik dan benar
Swasta dan negeri berbeda tentunya, sama halnya dengan kop surat yang terdapat dalam penulisan surat.
Namun kop surat sekolah negeri perlu menyertakan logo dinas pendidikan. Hal ini dikarenakan sekolah negeri berada dalam pengawasan pemerintahan.
Mengenai tata letak logo dinas pendidikan diletakkan dibagian kiri, sedangkan identitas sekolah di tengah dan logo sekolah di sebelah kanan.
Bagaimana cara membuat kop surat sekolah negeri tersebut? Yuk simak!
DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN KARAWANG
UNIT PENDIDIKAN KECAMATAN PEGELARAN
SD NEGERI MAJALAYA
Jl. Citra Kebun Mas, Kecamatan majalaya Desa Bengle Kabupaten Karawang, Kode Pos 41311
Email: [email protected]
No. Telp: 0267-127192
Contoh Kop Surat Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM)
Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) merupakan suatu lembaga yang dibentuk dan didanai sendiri oleh masyarakat.
Jika LSM tersebut sudah berbadan hukum, maka wajib untuk menyertakan nomor badan hukum yang tertulis. Jika belum, cukup menyantumkan identitas dan logo LSM saja.
Berikut ini contoh kop surat lembaga swadaya masyarakat (LSM):
KOMUNITAS MASYARAKAT PEDULI LITERASI
KOTA BEKASI
Jl. Kalimalang no. 111 Kelurahan nusa bangsa Kecamatan Nusa Jaya Kota Bekasi Jawa Barat, Kode Pos: 38399
Email: [email protected]
No Telp 021 – 128281 Fax 021 – 929739
Contoh Kop Surat Sekolah Universitas
Tak berbeda dengan sekolah negeri sebelumnya, format kop surat universitas ditentukan pula oleh status universitas tersebut, baik universitas negeri atau disokong yayasan.
Berikut ini contoh kop surat universitas negeri dan swasta:
KEMENTRIAN PENDIDIKAN TINGGI, TEKNOLOGI DAN RISET
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
Jl. Baharudin no. 199 Kelurahan kramat Kecamatan Jati Jakarta Timur, Kode Pos 191819
Website: www.universitas-negerijakarta.sch.id Email: [email protected], no telp (021) 1292782, Fax 021-290929
Contoh Kop Surat Universitas Swasta
UNIVERSITAS B
Jl. Teknologi no 182 blok 1 Kelurahan B Kecamatan B Jakarta Timur, Kode Pos: 12192
Website: www.universitas-be.sch.id/, email: [email protected], no. Telp (021) 228299 Fax: 021-292107
Contoh Kop Surat Profesional
Jenis kop surat ini biasanya digunakan untuk membuat Curriculum Vitae (CV). Kop surat profesional juga dikategorikan sebagai kop surat tidak resmi.
Sehingga bentuknya bisa dimodifikasi sedemikian rupa sesuai minat pembuat surat. Berikut contoh kop surat profesional.
GUNADARMA FIKRI, SE. M. MN
Financial Analyst. PT. Konvensional Indonesia
Jl. Mahabarata No. 19 Blok B1 Kelurahan gajah sakti Kecamatan Pulo Gadung Jakarta Timur, Kode pos: 121212
Email: [email protected], no. Telp: 081221212121
Kop Surat Profesional dengan modifikasi
GUNADARMA FIKRI, SE. M. MN
Jl. Mahabarata No. 19 Blok B1 Kelurahan gajah sakti Kecamatan Pulo Gadung Jakarta Timur, Kode pos: 121212
Financial Analyst
PT. Konvensional Indonesia
Contoh Kop Surat Koperasi
Contoh kop surat ini sama halnay dengan instansi lainnya. Badan usaha seperti koperasi juga wajib mencantumkan format kop surat permanen.
Agar lebih jelasnya simak contoh kop surat berikut ini:
KOPERASI SERBAGUNA
Jl. Wargabaru RT. 02 RW. 08 Desa Kalimalang Kecamatan Cibarusa Kabupaten Bekasi timur Jawa Barat, Kode pos: 10101
Website: www.koperasiserbaguna.id, email: [email protected], no telp 021-212121 Fax 021-212121
Contoh Kop Surat Organisasi Mahasiswa Intra Kampus
Organisasi mahasiswa intra kampus mirip unit kegiatan mahasiswa yang perlu mencantumkan logo universitas tempat berdirinya.
Agar lebih jelasnya simak contoh kop surat organisasi mahasiswa berikut:
UNIT KEGIATAN MAHASISWA
PECINTA ALAM “ MY TRIP MY ADVENTURE “
Kompleks Raya Bekasi Jl. Cibarusa no 12 Kecamatan Bekasi Timur, Kabupaten Bekasi Timur Jawa Barat, Kode Pos: 121212
Website: www.sltp-cibarusah.sch.id/ email: [email protected], no. Telp 021-121221 Fax: 021-121221
Contoh Kop Surat Organisasi Mahasiswa Ekstra Kampus
Organisasi mahasiswa ekstra kampus mempunyai perbedaan besar dengan intra kampus. Organisasi ini biasanya berbentuk sebuah komunitas atau organisasi swadaya.
Anggaran yang diperlukan untuk mengadakan acara ditanggung donatur atau pengeluaran pribadi. Sehingga logo universitas tidak perlu dicantumkan. Lihat contoh kop surat berikut:
PERSATUAN MAHASISWA PEDULI KESEHATAN
KAYA SEHAT COMMUNITY
Jl. Pemuda No 111 Blok A1 Kelurahan Raya Bakti Kecamatan pulo Gadung Jakarta Timur, Kode pos: 121212
Email: [email protected], no. Telp 021-121212 Fax 021-2121212
Contoh Kop Surat Organisasi Hukum
Peresmian sebuah komunitas atau organisasi tergantung kepemilikan badan hukum. Badan Hukum berfungsi sebagai pelindung sekaligus penjamin suatu komunitas agar dapat leluasa bertindak.
Berkaitan dengan kop surat, wajib bagi organisasi tersebut untuk mencantumkan kop surat agar terkesan resmi. Lihat contoh berikut:
Yayasan Bangsa Indonesia Peduli
KOMUNITAS PEDULI BANGSA INDONESIA
Jl. Kesehatan No. 19 blo b4 kelurahan kelapa sawit, kecamatan pulo gadung, Kabupaten Bekasi Jawa Barat, Kode Pos: 121212, Badan Hukum No. 121212/839/KOM/2020
Website: www.indonesiapeduli.id/ email: [email protected], no. Telp 021-121212/fax: 021-121212
Contoh Kop Surat Instansi Pemerintahan
Dalam instansi pemerintahan tentu wajib mencantumkan kop surat. Karena kop surat bisa menunjukkan kepada penerima sehingga penerima akan mengetahui identitas dari sebuah instansi tersebut, logo instansi dan mampu membedakan identitas dari satu instansi dengan instansi lainnya.
Lihat contoh kop surat berikut ini:
PEMERINTAH KABUPATEN KECAMATAN BEKASI
KECAMATAN CIBARUSAH
KELURAHAN DESA CIBARUSAH
Jl. Cibarusah no. 12-15 Bekasi, 121212 – telp. 021-121212
Contoh Kop Surat Sekolah Yayasan
Berawal dari yayasan pendidikan, yayasan kemanusiaan dan yayasan bidang sosial hingga yayasan keagamaan.
Dengan hal ini tentu akan membuat banyak yayasan yang mirip dan susah bagi kita untuk membedakannya.
Maka dari itu, ada pembeda diantara satu yayasan dengan yayasan lainnya sehingga disarankan untuk membuat identitas diri yang berbeda. Lihat contoh berikut:
YAYASAN PANTI ASUHAN
YATIM DAN SOSIAL AL BINA KARAWANG
Jl. Raya Klari No. 092 Karawang – Kode pos 121212
Telp. 0267-121212, 277382, 08129383728 Fax. 0267 121231
Website: www.yayasanalbina.wordpress.com email: [email protected]
Contoh Kop Surat Perusahaan
Ada banyak peruashaan yang bergerak di bidang penyediaan barang, produksi barang maupun jasa. Maka, perusahaan tersebut wajib mencantumkan kop surat dalam setiap pengelolaan barang tersebut.
Bagaimana cara penulisan kop surat yang benar dalam perusahaan tersebut? Agar lebih jelasnya yuk simak!
PT. MAJU MUNDUR SENTOSA
Jl. Banaspati No. 11 Cikampek
No. Hp. 08881717171 [email protected]
Website: www.majumundur.com
16. Contoh Kop Surat Organisasi Non Badan Hukum
Seperti apa contoh kop surat organisasi non badan hukum? Berikut contohnya:
KOMUNITAS GOJEK INDONESIA
Jl. Kalibata No 199 Kelurahan Lindung, Kecamatan Pulogadung, Jakarta Timur, Kode pos 121212
Website: http://www.gojek-indonesia.community.blogspot.com/, email, [email protected], no. Telp 02112121/, fax 021-121212
17. Contoh Kop Surat untuk Melamar Kerja
Dalam membuat lamaran pekerjaan, biasanya pelamar tidak perlu membuat kop surat. Hal ini dikarenakan kop surat cenderung dipakai untuk kepentingan organisasi.
Namun, sebagian perusahaan menyarankan pelamar untuk melakukan hal-hal seformal mungkin.
Salah satunya dengan mencantumkan kop surat atas nama pribadi. Berikut ini contoh format kop surat untuk melamar pekerjaan.
SURAT LAMARAN PEKERJAAN
DIKI ARYA WIJAYA, SE
Jl. Kaliurang, no 9 Blok B3 Keluarahan menteng Kecamatan Jayakarta Kabupaten Bekasi, Jawa Barat, Kode Pos: 121212
Email: [email protected], no. Telp: 08121812812
18. Contoh Kop Surat Pribadi
Kop surat pribadi memang jarang sekali digunakan di Indonesia. Namun, kop surat pribadi untuk pribadi seringkali digunakan diluar negeri.
Setiap orang yang hendak mengirim surat kepada orang lain sangat dianjurkan menggunakan kop surat atas nama pribadinya.
Berikut ini contoh kop surat pribadi untuk pribadi yang benar.
John Kennedi
Las vegas street 9/B, Sidney 1901919
Email: [email protected], no. Telp/fax: 121212
19. Contoh Kop Surat Lembaga Pemerintahan
Contoh kop surat lembaga pemerintahan sangat berperan penting dalam menulis surat. Berikut ini contoh kop surat lembaga pemerintahan.
KEMENTRIAN KOPERASI UMKM
BADAN EKONOMI KREATIF
Jl. Kalibata no.19 blok c19 Kelurahan Duren, Kecamatan Kelapa, Kabupaten Bekasi, Jawa Barat, Kode pos: 121212
Website: http://www.spi.adipura.sch.id/, email: [email protected]. No. Telp/fax: 02112121
20. Contoh Kop Surat Organisasi Pemerintahan Mahasiswa
Setiap gerakan organisasi pemerintahan yang ada dalam kampus (BEM maupun Dewan Mahasiswa) wajib mempunyai kop surat khusus.
Kop surat yang dimaksud tidak mempunyai format yang serupa dengan kegiatan mahasiswa lainnya.
Perbedaan terbesar terletak pada dicantumkannya sebutan BEM tanpa embel-embel UKM. Seperti apa contoh kop surat tersebut? Berikut ini contohnya:
UNIVERSITAS BANGSA INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS PERTANIAN
Jl. Bunga Dara, no. 191 Blok D19 Keluaran Duren Kecamatan Kelapa, Kabupaten Bekasi, Jawa Barat.
Kode Pos: 121212
Website: http://www.bem.fp/bem.sch.id/
Contoh Kop Surat Bisnis
Di dalam dunia bisnis akan selalu berkaitan dengan orang-orang yang terlibat sehingga mampu menjaga alur komunikasi. Salah satu caranya yaitu tertib administrasi.
Berbisnis tanpa ketertiban administratif cenderung dianggap bisnis yang tidak disiplin. Sehingga diperlukan kop surat untuk bisnis yang dibuat seformal mungkin. Berikut ini contohnya.
Sari Roma Kelapa
PT. ROTI SARI ROMA KELAPA, TBK
Jl. Kalibata no. 11 Blok A11 Kelurahan Duren Kecamatan Kelapa Kabupaten Bekasi Timur, Jawa Barat, Kode Pos: 121212
Website: http://sari-roma.com/, email: [email protected], no. Telp/fax: 021121212
Contoh Kop Surat untuk Undangan
Undangan terdiri menjadi dua jenis yaitu undangan formal dan non-formal. Perbedaan keduanya terletak pada peletakan perihal undangan.
Dalam undangan formal, perihal ditulis seperti surat resmi biasanya yaitu dibagian terpisah setelah kop.
Berbeda dengan non-formal, perihal dapat ditulis di bagian kop surat atas. Seperti apa kop surat tersebut, berikut ini contohnya:
Yayasan Mahakarya Undangan
SEKOLAH MENENGAH ATAS MAHAKARYA
Jl. Nusa Bangsa, no. 11 blok A11 Kelurahan Duren Kecamatan Sawit Kabupaten Bekasi Timur, Jawa Barat, Kode pos: 121212
Website: http://www.sma-mahakarya.sch.id/, email: [email protected], no. Telp/fax: 021 121212
(di bawah kop sertakan)
Perihal : Undangan
Lampiran : 1 Lembar
Contoh Kop Surat Undangan Non-Formal
Langsung aja ke contoh kop surat undangan non-formal ya. Berikut ini contohnya:
UNDANGAN REUNI AKBAR ALUMNI 2009-2010
YAYASAN MAHAKARYA
SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) MAHAKARYA
Jl. Kalibata no. 22 Blok cc1 Kelurahan Duren Kecamatan Sawit Kabupaten Bekasi Timur, Jawa Barat, Kode Pos: 121212
Website: http://www.sma-mahakarya.sch.id/, email: [email protected], no. Telp/fax: 021 121212
Contoh Kop Surat Pondok Pesantren
Sebagai pengurus pondok pesantren, maka wajib baginya untuk mencantumkan kop surat. Secara garis besar, tidak ada perbedaan kop surat pondok pesantren dengan kop surat secara umum.
Selain memasang logo pondok pesantren di bagian samping, biasanya pondok pesantren juga memasang logo organisasi panutan yang diikuti pondok pesantren. Seperti apa contoh kop surat tersebut. Berikut ini contohnya:
YAYASAN MAHAKARYA
PONDOK PESANTREN NU MAHAKARYA
Jl. Kalibata no. 22 Blok cc1 Kelurahan Duren Kecamatan Sawit Kabupaten Bekasi Timur, Jawa Barat, Kode Pos: 121212
Website: http://www.pp.mahakarya.sch.id/, email: [email protected], no. Telp/fax: 021 212121
Contoh Kop Surat Niaga
Surat niaga yaitu sebuah surat yang dibuat untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Di Indonesia telah banyak perusahaan seperti penyedia jasa atau produk, agar tidak terjadi kesamaan, wajib bagi perusahaan tersebut mempunyai kop surat sendiri.
Berikut ini contohnya:
PT. KERAMIK INDONESIA
Jl. Cibuaya No. 11A Bekasi
No. Hp. 0812121212 [email protected]
Cara Membuat Kop Surat
Membuat kop surat bisa menggunakan segala jenis software seperti microsoft office. Namun, akan lebih mudah kalau dibuat menggunakan microsoft word dan excel. Lebih jelasnya simak panduan di bawah ini.
1. Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word
Agar memudahkan kamu dalam membuat kop surat, coba gunakan microsoft word. Beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam membuat kop surat di word. Yuk simak!
- Buka Microsoft Word.
- Klik Bagian header (bagian atas halaman dasar word).
- Tulis nama, identitas, alamat perusahaan dengan rata tengah (ctrl+j). Modifikasi dengan selera kamu.
- Klik Insert+picture, pilih logo perusahaan yang diperlukan.
- Beri garis pemisah antara kop surat dan isi surat.
2. Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Excel
Kamu juga bisa membuat kop surat di microsoft excel. Meskipun berbeda dengan cara membuat kop surat di word. Berikut ini contoh membuat kop surat di excel secara berurut:
- Buka Microsoft Excel.
- Pilih salah satu sel dalam worksheet.
- Tulis nama, identitas, alamat perusahaan, jika perlu gunakan fungsi Merge Worksheet.
- Gambarkanlah garis pemisah di bawah kop
- Terkait penggunaannya, dibutuhkan ekspor terlebih dahulu ke word. Selain manual, alternatifnya yaitu memblok kop lalu meng-copy paste ke word. Lalu, pilih copas dalam format tabel atau gambar.
Itulah pengertian kop surat, fungsi kop surat dan panduan membuat kop surat beserta contohnya.
Baik surat resmi ataupun non-resmi. Perlu diperhatikan lagi bahwa membuat kop surat yang baik, sebaiknya untuk mencantumkan logo juga ya. Karena logo juga menjadi lambang utama perusahaan.
Selain tanda tangan penanggung jawab, logo juga dapat mempengaruhi kop surat layak digunakan atau tidak.