Contoh surat resmi yang akan penulis berikan terdiri dari surat resmi kuasa, undangan, perintah kerja, keputusan dan surat resmi lainnya. Untuk dapat dipahami, penulis akan menjelaskan pengertian surat resmi secara detail.
Surat resmi merupakan surat yang hanya dapat dikeluarkan oleh pihak instansi, sekolah, perusahaan ataupun organisasi untuk kepentingan dalam kegiatan tertentu.
Namun, surat resmi juga bisa dibuat oleh perseorangan maupun individu seperti surat lamaran kerja dan juga surat pengunduran diri yang bersifat resmi. Yang mana cara penulisannya menggunakan format surat resmi yang berlaku.
Sebelum penulis contohkan, ada baiknya kamu simak penjelasan lengkapnya seputar komponen penting yang ada dalam surat resmi.
Baca juga : 9 Contoh Surat Dokter Asli Dari Puskesmas dan Klinik
Komponen Surat Resmi
Surat resmi mempunyai perbedaan dengan surat tak resmi yang terletak pada tata bahasa dan penulisannya.
Namun, surat resmi bentuknya lebih terstruktur dan ada ketentuan-ketentuan dalam cara penulisannya yang nanti akan penulis jelasnya sehingga mudah dipahami.
Bagian surat resmi yang mestinya terpenuhi diantaranya:
Kepala Surat (Kop Surat)
Kop surat adalah sebuah identitas pertama yang dibaca oleh penerima surat. Dengan adanya kop surat ini maka surat ini menjadi sebuah surat resmi. Adapun surat resmi perusahaan bisa ditambahkan menjadi usaha, nomor izin usaha, bidang kegiatan.
Nah, apa fungsi kepala surat? Simak penjelasan lengkapnya.
- Kop surat berfungsi sebagai media promosi
- Kop surat berfungsi untuk mengetahui alamat dan nama instansi
- Kop surat berfungsi untuk memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan bidang usaha
Nomor Surat
Nomor surat berfungsi untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat.
Sehingga memudahkan pekerjaan karyawan dalam pembuatan surat berikutnya.
Nomor surat berisikan nomor urut, bulan dan tahun pembuatan atau pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya dibawah kop surat di sebelah kiri. Nomor surat pada surat resmi mempunyai fungsi diantaranya:
- Berfungsi untuk memudahkan pencarian jika surat diperlukan
- Berfungsi untuk memudahkan penyimpanan administratif
- Berfungsi untuk Membantu dalam pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut
- Berfungsi untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat
Selain pembuatan nomor surat, beberapa hal penting yang juga harus diperhatikan yakni:
- Surat berisi bulan dan tahun pembuatan surat
- Surat berisi kode tujuan surat, contoh undangan rapat (UR)
- Surat berisi kode kedudukan surat, contoh surat keluar (KEI)
- Nomor surat yang dikeluarkan harus disesuaikan dengan urutan surat, dihitung dari nomor akhir pembuatan surat
Contoh:
Nomor : 019/UR/IV2020
019 : adalah surat ke-17
SPK : Undangan Rapat
IV : Ditulis pada bulan ke-14 (Maret)
2020 : Dibuat pada tahun 2020
Terkait lampiran disertakan jika ada, namun apabila tidak ada cukup diberi tanda (-)
Tanggal Penulisan Surat
Sehubungan dengan tujuan penulisan tanggal pada surat resmi yaitu agar penermia bisa mengetahui kapan surat tersebut dikeluarkan.
Dengan adanya tanggal penulisan surat tersebut, maka surat dapat diketahui masa berlakunya.
Oleh sebab itu, tanggal penulisan surat merupakan komponen penting yang wajib ada dalam pembuatan surat resmi.
Lampiran
Surat resmi yang dibuat juga berisikan lampiran. Lampiran yang tercantum dalam surat merupakan dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi pada sebuah instansi maupun perseorangan.
Lampiran yang tercantum di dalam surat resmi berfungsi sebagai tanda bahwa ada dokumen penting di dalam surat resmi tersebut.
Contoh:
No : –
Lamp : 1 Lembar
Perihal : –
Hal ini menandakan bahwa surat melampirkan tiga lembar dokumen di dalam surat tersebut.
Perihal
Dalam surat resmi biasanya juga terdapat isi berupa perihal. Perihal dalam surat resmi merupakan hal utama yang merupakan tujuan utama dalam surat tersebut.
Fungsi dari komponen ini bertujuan untuk menunjukkan pada penerima surat tentang pokok isi surat. Dengan demikian penerima surat dapat segera mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat resmi tersebut.
Alamat Tujuan
Hal wajib ada di dalam sebuah surat yaitu tujuan kepada siapa diserahkan surat itu. Maka, alamat surat menjadi hal penting yang harus diperhatikan.
Jangan sampai salah apalagi salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama dalam amplop surat dan kedua pada isi surat.
Dalam isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap karena telah ditulis dalam amplop.
Inilah ciri-ciri alamat yang digunakan dalam membuat surat resmi:
- Penggunaan kata “Kepada” tidak perlu ditulis sebab mengandung kata yang berlebihan.
- Penulisan “Yang terhormat” atau disingkat juga dengan “Yth” bertujuan untuk memberi penghormatan kepada penerima surat diantaranya atasan atau relasi kerja.
- Panggilan “Bapak”, “Ibu”, atau “Sdr” hanya ditujukan untuk nama orang sehingga tidak digunakan dalam sebuah nama instansi ataupun jabatan tertentu.
- Penggunaan titik hanya digunakan setelah singkatan, sehingga tidak perlu ditulis pada akhir baris.
- Kode pos diharuskan ada, karena membantu petugas pos agar surat mudah dikirim.
Contoh:
Yth, Manager PT. Telkom Indonesia
Jalan Cendrawasih No 19
Kota Pekanbaru
Yth. Bapak Haris Hermanto
Jalan Budi Mulya – Bekasi
Salam Pembuka
Dalam sebuah surat resmi harus diawali dengan salam pembuka. Salam pembuka adalah sebuah komponen utama dalam membuat surat resmi.
Hal ini disebabkan salam pembuka mempunyai fungsi untuk pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok surat.
Contoh kata salam pembuka berupa Dengan Hormat, Salam Sejahtera, Assalamualaikum dan lain sebagainya.
Isi Surat
Isi surat merupakan bagian penting yang wajib ada dalam surat resmi, dimana pokok dan juga inti yang akan dibahas tertulis secara jelas di dalam isi surat.
Di dalam surat terdapat komponen penting seperti karangan berupa bagian pembuka, bagian inti dan penutup.
Simak ulasannya di bawah ini:
- Pembuka : Merupakan bagian pembuka yang merupakan sebuah pengantar untuk membaca sebelum mengetahui inti surat. Di dalam pembuka juga berisi inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.
- Inti : Inti merupakan bagian utama inti isi surat yang tertulis dalam sebuah surat. Komponen ini berisi bagian utama yang akan disampaikan pada pengirim.
- Penutup : merupakan bagian isi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih.
Maka komponen tersebut menandakan bahwa uraian pokok yang disampaikan melewati surat telah berakhir. Penulisan penutup dalam surat resmi sebaiknya singkat, padat dan juga tegas.
Salam Penutup
Di akhir surat resmi berisikan salam penutup yang pada umumnya digunakan untuk menambah keramahan di dalam berkomunikasi.
Salam penutup seringkali digunakan dalam surat, terkadang tidak semua surat wajib menggunakan salam penutup.
Salam penutup hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti dalam surat-surat berita.
Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Beberapa surat dan keterangan membutuhkan tanda tangan di dalam sebuah surat, contohnya seperti absensi ataupun yang lainnya.
Komponen ini sama halnya dengan surat resmi yang berisi penanggung jawab dan tanda tangan.
Tembusan
Tembusan dapat digunakan saat pihak tertentu yang dianggap wajib mengetahui isi surat tersebut. Nah, berikut ini contoh surat resmi yang dapat dijadikan referensi.
Inisial Surat
Dalam penulisan surat resmi diperlukan inisial surat, maka pembuat surat wajib untuk mencantumkan inisial terutama untuk kepentingan yang diperlukan dalam perusahaan maupun lembaga terkait.
Stempel
Setelah semua terselesaikan secara rapi, tahap akhir juga dapat ditambahkan dengan stempel dari perusahaan ataupun instansi terkait. Hal ini bertujuan agar keaslian surat resmi yang dibuat.
Baca juga : 5 Contoh Surat Wasiat Untuk Pembagian Warisan
Contoh Surat Resmi
Contoh surat resmi disini terdiri dari beberapa jenis diantaranya surat resmi sekolah, surat kuasa dari pihak bank dan surat resmi perusahaan.
Surat resmi dan tidak resmi juga terdiri dari beberapa versi yakni bahasa Inggris.
Contoh Surat Resmi Sekolah
Surat resmi ini merupakan pemberitahuan yang disampaikan pihak sekolah kepada wali murid atau orang tua untuk melakukan kegiatan tertentu.
Maka, pihak sekolah dapat membuat surat resmi undangan sekolah untuk disampaikan kepada wali murid atau orang tua siswa.
Berikut ini contoh surat resmi sekolah yang baik dan benar:
SMA NEGERI 1 RAWAMANGUN
Jl. Rawamangun No. 19 Jakarta Timur
No. Telp (021) 37920178
Jakarta, 30 Oktober 2020
Nomor : 119/SMAN 1 Rawamangun/10/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada Yth.
Orang tua/Wali Murid
Kelas X SMA Negeri 1
Rawamangun
Dengan Hormat,
Dalam lembaga untuk meningkatkan karakter kecerdasan para siswa-siswi SMAN 1 Rawamangun khususnya kelas X. Maka dengan surat resmi ini, kami selaku pengurus / badan pendidikan sekolah ingin melaksanakan pembelajaran diluar sekolah bagi siswa-siswi kelas X.
Berikut kegiatan yang akan kami laksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu/31 Oktober 2020
Pukul : 08.00 – 18.00
Tempat : Jakarta
Acara : Meningkatkan Ilmu Pengetahuan Alam
Demikian surat resmi ini kami buat, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Rawamangun
Tejo Anggara, M.Pd
Contoh Surat Resmi Perusahaan
Sebelum melakukan kegiatan penting di dalam sebuah perusahaan, surat resmi menjadi syarat utama untuk memberitahukan pegawai ataupun karyawan untuk dapat hadir dalam undangan tersebut.
Undangan perusahaan seperti ini biasanya menggunakan surat sah agar pemberitahuan tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
Agar lebih jelas simak contoh surat resmi undangan perusahaan berikut ini:
PT. PETERNAKAN JANGKRIK
Jl. Swadaya 9 No 118 Bekasi
Telp. (021) 19187239. Fax (021) 3928938
Email: [email protected]
Bekasi, 30 Oktober 2020
Nomor : 033/UU/-PJ/XI/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Peternakan Jangkrik
Jl. Jababeka Industri No. 221 Bekasi
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan terdapatnya pengangkatan jabatan selama 10 tahun PT. Peternakan Jangkrik Berdiri, maka kami mengundang perwakilan dari PT. Peternakan Jangkrik untuk melaksanakan kegiatan serah terima jabatan yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 31 Oktober 2020
Waktu : 08.00 s/d Selesai
Tempat : Aula PT. Peternakan Jangkrik
Demikian surat undangan resmi ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk dapat hadir dalam acara ini. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Irawan
Contoh Surat Resmi Organisasi
Organisasi yang berada dalam naungan sekolah juga menggunakan surat resmi sebagai bentuk pernyataan. Organisasi dapat ditemukan pada setiap sekolah SMP dan SMA.
Berikut contoh surat resmi undangan rapat untuk OSIS yang dapat dijadikan referensi sekolah:
ORGANISASI SISWA Intra Sekolah (OSIS)
SMA Negeri 1 Rawamangun
Jl. Rawamangun No 11 Jakarta Timur
Jakarta, 30 Oktober 2020
Nomor : 119/OSIS/AR EE/XI/2020
Lampiran : –
Hal : Undangan
Kepada Yth,
Ketua Kelas
SMA Negeri 1 Rawamangun
Dengan hormat,
Sehubungan dengan acara libur sekolah pada smester ganjil tahun ajaran 2020/2021. Kami segenap pengurus OSIS SMA 1 Rawamangun mengundang seluruh ketua kelas untuk ikut menghadiri undangan rapat OSIS yang akan membahas dalam pembentukan panitia olahraga yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu/31 Oktober 2020
Pukul : 08.00 s/d Selesai
Tempat : Aula Sekolah
Acara : Kegiatan Sekolah
Mengingat pentingnya kegiatan ini, kami mengharapkan kedatangan segala pimpinan kelas ataupun yang mewakili untuk menghadiri undangan rapat. Demikian surat ini kami buat, atas perhatian dan kerjasama teman-teman kami ucapkan terima kasih.
Mengetahui,
Ketua OSIS SMA Negeri 1 Rawamangun
Joko Widodo
Contoh Surat Resmi Surat Kuasa
Surat kuasa merupakan surat pernyataan wewenang yang diberikan pihak pertama dan pihak kedua. Surat ini dapat digunakan untuk kepentingan pribadi dan perusahaan.
Surat kuasa yang dikeluarkan disebabkan karena pemberi kuasa tidak mampu melakukan sesuatu hal dengan sendirinya.
Berikut contoh surat resmi surat kuasa yang dapat dikeluarkan oleh pihak pemberi kuasa:
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Bayu Anggara
Umur : 29 Tahun
Tempat Tanggal Lahir : Banyuwangi, 11 Oktober 1991
Alamat : Jl. Perahu Dayung No 30 Banyuwangi
Yang selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa.
Dengan ini memberi kuasa kepada:
Nama : Handika Asyfi
Umur : 34 Tahun
Tempat Tanggal Lahir : Yogjakarta, 28 September 1989
Alamat : Jl. Malioboro No 119 Yogjakarta
Yang selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa.
Atas nama dan kepada pemberi kuasa mewakili dan mengurus serta menjual kendaraan roda empat merk : Toyota Avanza, Warna : Hitam, Tahun : 2019, No. Pol : Z-2123-AZ. No. Rangka : vz281928, No. BPKB : 1929921, atas nama : Bayu
Demi kepentingan yang tercantum diatas maka, penerima kuasa dapat melakukan aksi berikut:
- Agar dapat menandatangani surat perjanjian jual beli, pesan statment dalam membebaskan hak dari kendaraan bermotor tersebut dan juga surat-surat yang berkaitan dengan maksud dan tujuan pelepasan hak kepemilikan atas kendaraan bermotor tersebut.
- Menerima uang dan dapat menandatangani kwitansi hasil dari penjualan kendaraan bermotor serta melaksanakan aksi lainnya jika diperlukan.
Demikian surat kuasa ini saya buat untuk dapat dipergunakan sebagai mana mestinya.
Jakarta, 31 Oktober 2020
Penerima Kuasa Pemberi Kuasa
Robi Simanjuntak Lukman Panjaitan
Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris
Selain bahasa Indonesia, surat resmi juga dibuat dalam bahasa Inggris baik di dalam perusahaan maupun sekolah.
Surat resmi undangan bahasa Inggris yang dibuat akan diserahkan untuk orang tua atau wali murid.
Berikut contoh surat resmi bahasa inggris yang baik dan benar.
Pondok Pesantren Sintesa
Jl. Kawedanan Magetan no. 22
Telp 082131739279
Pekanbaru, 31 Oktober 2020
Ramadhan 1442 H
No : 121/X/20
Hal : Request
Attachment :-
Dear
CEO Of PT. Chefron
In Place
Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh
In connection with the existence of religious seminar activities held at Ramadhan islamic boarding school, which was held on:
Day/Date : Saturday, Oktober 31, 2020
Time : 08.00 unti finished
Where : Ramadhan Pondok Pesantren Sintesa
For this reason, we as representatives of the islamic boarding school, asked for founds to help with religious seminars, which are held once once a year, to run smoothly.
Thus we submit the application letter, for your participation we thank you.
Wassalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh.
Pengurus Ponpes
Muhammad Vatih
Contoh Surat Resmi Pemerintah
Surat resmi dari pemerintah dikeluarkan oleh pemerintahan untuk bantuan sosial masyarakat. Maka, surat ini dikatakan sebagai surat resmi.
Simak contoh surat resmi yang dikeluarkan pemerintah berikut ini:
PEMERINTAH KOTA MAGELANG
SMK 5 Magelang
Bondowoso, Magelang
Telp: (023) 1892901 Email: [email protected]
Magelang, 17 November 2020
Nomor: 119/XI/17 November 2020
Lampiran: –
Hal Permohonan Izin
Yth. Kepala Dinas Pendidikan
Kota Magelang
Dengan Hormat
Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh
Kami selaku dewan sekolah SMK 5 Magelang akan memberitahukan tentang kegiatan lomba antar sekolah yang akan diselenggarakan pada tanggal 25 November 2020 dalam memperingati sumpah pemuda . Acara ini akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Senin, 25 November 2020
Waktu : 07:30 s/d 16:30
Tempat : Aula SMK 5 Magelang
Sehubungan dengan surat resmi ini, kami mengajukan permohonan izin untuk mengadakan acara lomba tersebut. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh
Hormat kami,
Rudi Irawan M. Kom
Itulah macam-macam contoh surat resmi undangan perusahaan, organisasi sekolah dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
Semoga membantu dan menambah wawasan kamu tentang cara membuat contoh surat resmi yang baik dan benar. Jika artikel ini bermanfaat, jangan lupa tinggalkan komentar positif kamu ya. Terima kasih.